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Feierlichkeiten

Checkliste für Ihre Feier

ALLES GUT vorbereitet – so wird es eine gelungene Feier!

Überprüfen Sie mit unseren Tipps, ob Sie alles zur Hand haben, was Sie für ungetrübte Feierlaune brauchen. Und entdecken Sie Nützliches, das Ihnen und anderen Organisatoren die Durchführung um vieles leichter machen kann.

1. Ein paar wichtige Tipps vorweg

Wie formell soll es sein? Diese Frage ist für die gesamte Planung Ihrer Feier entscheidend. Egal wie ausgelassen die Teilnehmer später feiern: Bei der Planung sollten Sie immer im Hinterkopf haben, dass es sich um eine geschäftliche Veranstaltung handelt. Seien Sie sicher, dass der Glanz einer mit Liebe und Fingerspitzengefühl organisierten Feier auf Sie abstrahlt – und zwar noch lange, nachdem die Feier selbst längst vorbei ist.

Wenn es keine „Vorgänger“-Feier gab, nach der Sie sich richten können, gilt: Die Feier sollte ruhiger und gediegener sein, wenn

  • wenige Personen teilnehmen

  • Geschäftspartner oder andere Personen, die mit dem Unternehmen nicht so vertraut sind teilnehmen

  • die Veranstaltung tagsüber stattfindet

So wie Sie sich auf einem Polterabend im festlichen Kleid unwohl fühlen würden, sollten Sie natürlich zum Beispiel Kunden nicht mit Einweg-Getränkebechern empfangen.

Noch ein wichtiger Tipp: Egal ob Sie nun eine Adventsfeier mit Kaffee und Plätzchen oder eine richtige Party ausrichten, Sie sollten immer bedenken, dass die geladenen Personen sich mehr und anders bewegen als zum Beispiel bei einer Konferenz.

Deshalb sollten Sie darauf achten, dass alle Gegenstände besonders unempfindlich sind (z. B. stabiles Geschirr, fleckabweisende Tischwäsche) und Sie auf kleine Malheurs vorbereitet sind.

Ganz allgemein sollten Sie natürlich auf Zubehör achten, das leicht zu reinigen ist, also zum Beispiel auf Spülmaschineneignung.

 

2. Die Kaffee-Runde

So mancher hat schon unangenehme Überraschungen erlebt, weil er dachte, es müsse nichts vorbereitet werden, wenn man im Anschluß an eine Konferenz Kaffee und Gebäck reichen oder auch aus feierlichem Anlaß eine gemütliche Kaffee-Stunde unter Kollegen veranstalten will.

Gerade wegen der gemütlichen Zwanglosigkeit werden diese Anlässe unterschätzt und bei der Vorbereitung wird wichtiges vergessen.

Checkliste – das brauchen Sie

  • Kaffeemaschine mit allem Zubehör in ausreichender Menge, d. h.:
    Reiniger, Entkalker, ggfs. Filtertüten und Kanne zum Wassernachfüllen

  • Wasserkocher oder großer Wasserbereiter für Tee und Aufbrüh-/Instant-Getränke

  • Isolierkannen

  • Tassen, Untertassen, Dessertteller, Kaffeelöffel, Kuchengabeln

  • Zuckerdosen und Milchgießer oder ähnliches (z. B. Spender für Milch-Portionspackungen), Tisch-Abfallbehälter

  • Gläser für Kaltgetränke und Untersetzer (oder Bierdeckel)

  • Servietten, ggfs. Tischwäsche aus Stoff oder Papier

  • Servierplatten, Gebäckschalen oder Keksteller, Tortenheber, Tortenmesser, Gebäckzangen

  • Tabletts

  • falls Sie Tee anbieten: Box für Teebeutel, ggfs. Stövchen

  • Kaffee, Tee, Kaffee-Milch, Zucker, Gebäck, Kaltgetränke
    und was gerne vergessen wird: H-Milch als Vorrat, Süßstoff

  • Dekoration wie z. B. Serviettenringe, Teelicht-Halter (und Streichhölzer oder Feuerzeug!)

  • ggfs. Aschenbecher

Unsere Tipps:

  • Besonders praktische Kaffeemaschinen: Wussten Sie, dass es Kaffeemaschinen gibt, die Ihnen die Arbeit gerade bei mehreren Gästen erheblich erleichtern? Unsere Berater helfen Ihnen gerne bezüglich:

    • Maschinen, die den Kaffee gleich in Isolierkannen abfüllen

    • Maschinen mit Warmhalteplatte für eine zweite Kanne Kaffee
      oder gleich mit zwei integrierten Kaffeekannen

    • große Kaffeebereiter mit Zapfhahn (auch zur Selbstbedienung), erhältlich in verschiedenen Größen von 15 bis 160 (!!!) Tassen Kaffee in einem Brühvorgang

  • Kaffeelöffel!! haben wirklich jedes Ausrufezeichen verdient. Selbst wenn nicht jeder Gast seinen Kaffee mit Milch und Zucker trinkt: Die Kaffeelöffel sind immer ganz schnell alle in Gebrauch. Sorgen Sie unbedingt dafür, dass Sie etwa anderthalb mal so viele Kaffeelöffel haben, wie Gäste kommen.

  • Latte Macchiato, Espresso & Co.: Sie möchten Ihren Gästen Kaffeespezialitäten anbieten?
    Dann benötigen Sie nicht nur passende Gläser / Tassen, den richtigen Kaffee und ggfs. Milch für den Aufschäumer, sondern auch passende Löffel (z. B. Langstiellöffel, kleine Espressolöffel). Prüfen Sie unbedingt, ob die Gläser unter Ihre Kaffeemaschine passen, denn dies ist leider nicht selbstverständlich.

  • Der richtige Kaffee: Gerade wenn Sie viele Gäste erwarten oder die Veranstaltung länger dauert, empfehlen wir eine sorgfältige Kaffee-Auswahl. Bei Esmeyer erhalten Sie echten Gastronomie-Kaffee, der auch nach längerer Standzeit nicht bitter wird. Weitere Favoriten unserer Kunden: Filterkaffee in Portionsbeuteln zu je 60, 70 oder 80g, die genau für eine Kanne Kaffee abgestimmt sind. So kann es nicht zu Fehldosierungen kommen, selbst wenn die Kaffeemaschine von verschiedenen Personen bedient wird oder es mal hektisch wird.

  • Die heimlichen Stars: Kekse. Guter Kaffee und ein gelungenes Drumherum werden mit Wohlwollen aufgenommen - aber wirklich erfreuen werden doch die süßen, kleinen Verführungen. Bei Esmeyer haben Sie die große Auswahl aus über fünfzig leckeren Gebäckspezialitäten und –mischungen, aber das Beste ist: ein Großteil der Kekse, Waffeln und Kuchen ist einzeln in Folie verpackt. So haben Ihre Gäste gleich das Gefühl von Frische und Hygiene – ganz anders als bei einem gemischten Gebäckteller mit unverpacktem Gebäck. Übrigens: Manche Kunden wurden schon von Gästen gebeten, ihnen doch auch diese leckeren „Mini-Schoko-Kuchen“ von Bahlsen zu besorgen.

     

3. Die große Feier

  • Gläser & Getränke

    • Einweg oder Mehrweg? Oder beides?
      Geschirr, Gläser etc. von solider bis sehr guter Qualität sollten bei einer geschäftlichen Feier selbstverständlich sein. Nur bei Großveranstaltungen mit 100 Personen oder mehr sollten Sie Einweg-Lösungen in Erwägung ziehen. Und auch dann gilt: Für Heißgetränke wie Kaffee sollten Sie grundsätzlich keine Einweg-Ware verwenden, da es hier leider keine wirklich schönen und praktischen Lösungen gibt. Und Kaffeebecher aus Porzellan gibt es sehr günstig.

      Tipp: Für Kaltgetränke inklusive Sekt und Wein bieten wir Ihnen auch hochwertige Becher aus glasklarem, robustem und sogar spülmaschinen-geeignetem Kunststoff von einem deutschen Markenanbieter. So haben Sie den Preisvorteil und die Scherbenfreiheit von Kunststoff geschickt mit dem stilvollen Eindruck und dem Mehrweg-Vorteil von Glas verbunden.

    • Welche Gläser brauchen Sie?
      Zentral auf jeder Feier: Sektgläser (sofern kein „Alkoholverbot“ gilt) und natürlich reichlich Gläser für Wasser und andere Kaltgetränke.
      Je nach Getränken kommen Weingläser, Biergläser und „Spezialisten“ für Cognac, Schnaps, Whisky, Sherry und vieles andere hinzu.

      Unsere Tipps:

      • Bei größeren Feiern sollten Sie etwas dickwandigere Gläser den edlen, hauchdünnen Stielgläsern vorziehen. Außerdem sollte man möglichst niedrige Gläser wählen, denn die fallen nicht so leicht um. Praktischerweise gibt es sogar bei Stielgläsern für Wein Exemplare mit kurzem, robustem Stiel.

      • Stapelbare Gläser nehmen im frischen wie im gebrauchten Zustand wenig Platz weg – egal ob im Schrank, auf Tabletts oder auf dem Buffet.

      • Bedenken Sie, dass hohe Stielgläser oft nicht in die gängigen Spülmaschinen passen!

      • Für Steh-Empfänge finden Sie bei Esmeyer auch Tellerclips. Damit können Gäste Stielgläser wie Sekt- und Weinkelche einfach am Teller befestigen und haben immer eine Hand frei, wenn sie im Raum unterwegs sind.

    • Und wie viele?
      Hier eine bewährte Faustregel, damit die Gläser nicht schneller ausgehen als Sie spülen (lassen) können:

      • Wassergläser und Biergläser: mindestens 2x so viele wie Gäste kommen

      • Sektgläser: 1,5 x so viele wie Gäste kommen

      • Weingläser: 1 x so viele wie Gäste kommen

      • Gläser für Hochprozentiges: für ein Fünftel der Gäste

    • Heißgetränke: siehe Abschnitt „Kaffee-Runde“

    • Woran Sie sonst noch denken müssen:

      • Korkenzieher, Kapselheber und andere Flaschenöffner
        (und ggfs. Zapfhähne für Bierfässer)

        Tipp:
        Falls die Gäste selbst Flaschen öffnen sollen, gehen die Öffner gerne „im Gedränge unter“. Daher sollten Sie entweder ganz viele zur Verfügung stellen oder die verfügbaren an einer zentralen Stelle befestigen, z. B. mit einer Schnur. Korkenzieher gibt es übrigens mit einem praktischen Fuß, der sich am Tisch festschrauben lässt.

      • Untersetzer für Gläser, aber auch für Flaschen!

      • Flaschenkühler – die gibt es für verschiedene Größen und Mengen von Flaschen! Bei Esmeyer bekommen Sie auch Flaschenkühler für 0,3 Liter Flaschen!

      • Krüge und Dekanter, die unschöne Tetra-Packs ersetzen – es gibt auch solche, die sich schmal genug machen, um in die Kühlschranktür zu passen!

      • Tabletts: siehe Transport


  • Tische eindecken

    • Teller – aber welche?
      Geschirr-Serien und Tellerformen sind so vielfältig wie unsere Kunden. Unser Service hilft Ihnen gerne bei der Auswahl. Folgendes gilt generell:

      • Sie sollten etwa anderthalb Mal so viele Teller haben, wie Gäste kommen.

      • Wenn Sie eigens Geschirr für größere Veranstaltungen anschaffen möchten: Achten Sie unbedingt auf eine robuste Ausführung (Dicke des Porzellans, Spülmaschinenfestigkeit) und auf stapelbare Tassen.

      • Es gibt spezielle Serien von Hotelgeschirr, wie z. B. die Serie „Savoy“, die in sehr großer Auswahl Schälchen, Vorspeisenteller und vieles mehr für Events und moderne Formenvielfalt bieten.

      • Für echte Großveranstaltungen in nicht ganz so edlem Ambiente, empfiehlt es sich, zu Geschirr aus Hartglas zu greifen. Dieses ist genauso robust wie Porzellan, aber deutlich preisgünstiger.

    • Weitere Geschirrteile

      • Kaffee-Zubehör : Selbst wenn Sie „nur“ herzhaftes Essen servieren und keinen Kuchen – es wird gerne vergessen, dass sehr viele Gäste danach einen Kaffee oder Espresso möchten. Daher empfehlen wir Ihnen den Abschnitt 2 „Kaffee-Runde“.

      • Denken Sie auch an: Dessert-Schälchen, große Schüsseln (für Gemüse, Salate und Beilagen), Brotkörbe, Salz- und Pfefferstreuer, Tischabfallbehälter; eventuell Aschenbecher, Serviettenständer

 

      • Besteck
        Auch hier ist bei Neuanschaffung Beratung aufgrund der Vielfalt empfehlenswert, aber es gibt ein paar allgemeingültige Tipps:

        • Sie sollten anderthalb Mal so viele Besteckteile haben, wie Gäste kommen, mit einer Ausnahme: Kaffeelöffel sollten Sie unbedingt zweieinhalb Mal so viele haben - vor allem wenn Sie Dessert UND Kaffee anbieten.

        • Bestecke aus Edelstahl 18/10 sind langfristig robuster, aber auch teurer. Bestecke aus Edelstahl 18/0 sind daher sehr verbreitet und da sie magnetisch sind, eignen sie sich sogar für automatische Geschirrabnahmen.

        • Falls sich die Gäste das Besteck selbst vom Buffet oder von der Theke nehmen sollen: Vergessen Sie nicht, ausreichend Körbchen, Köcher oder andere Behälter bereitzustellen.

      • Tischwäsche
        Bei Esmeyer erhalten Sie Tischwäsche für jede Art von Veranstaltung. Unsere Tipps:

        • Tischwäsche in Gastronomiequalität ist besonders robust und langlebig, auch nach vielen Wäschen.

        • Neu ist mit Teflon versiegelte Tischwäsche, die Flüssigkeiten aus umgekippten Gläsern oder von tropfenden Flaschen abweist, und so Flecken verhindert.

        • Bei weniger festlichen Anlässen können Sie natürlich auch zur Papier-Tischdecken greifen. Hier gibt es von preiswerter Standardware bis zur fast stoffähnlichen Markenqualität von Duni eine große Bandbreite.

        • Platz-Sets sind eine praktische Alternative und heutzutage durchaus „business-tauglich“, wenn es nicht gerade zum festlichen Abend-Dinner ist.

        • Servietten nicht vergessen! Auch diese sind natürlich sowohl aus Stoff als auch aus Papier erhältlich.

      • Dekorieren
        Schöne Accessoires fördern den Wohlfühl-Faktor Ihrer Veranstaltung. Aber die Dekoration sollten nicht zu verspielt sein, da es sich nicht um eine private Feier handelt.

        • Alternativen je nach Rahmen:

          • Blumenschmuck (vom Lieferservice oder selbst gemacht – dann Tischvasen nicht vergessen)

          • Schmuck aus anderen Naturmaterialien (auf Tellern oder Schüsseln)

          • Kerzenleuchter oder Teelicht-Halter (Feuerzeug nicht vergessen)

          • schön dekorierte Schalen mit Gebäck oder Obst

                    Unsere Tipps::

                    Teelicht-Halter aus Glas, deren unteren Teil man selbst befüllen kann, sehen bei jeder Veranstaltung
                    wieder anders aus, so dass man sich nicht daran „satt sieht“. 
    Bei Esmeyer finden Sie außerdem zu
                    vielen Geschirr-Serien aus Porzellan gleich passende Kerzenleuchter und Tischvasen.

        • Teller-Deko: Zusätzlich zur Serviette sind Streuartikel (z. B. kleine Sterne o. ä.) oder etwas zum Naschen eine Aufmerksamkeit für den Gast. Denken Sie aber daran, dass es bei den meisten Feiern sehr warm wird und verzichten Sie lieber auf Schokolade, die schnell schmelzen kann.

        • Platzkärtchen helfen, das Durcheinander der ankommenden Gäste rasch zu ordnen.

        • Bei einem festen Essen, aber auch bei Buffet gilt: Kleine Speisekarten auf den Tischen verraten den Gästen, worauf sie sich freuen können, und bieten Orientierungshilfe. Gerne vergessen wird, beim Buffet kleine Hinweisschilder an jene Speisen zu stellen, bei denen nicht sofort erkennbar ist, worum es sich handelt. Ihre Gäste werden es Ihnen danken!

    • Transport
      Sie haben an alles gedacht, um die Tische einzudecken und eine Profiküche?
      Vergessen Sie nicht das wichtige Bindeglied zwischen den beiden.
      Tabletts und / oder Servierwagen in ausreichender Zahl sind so unverzichtbar für eine gelungene Feier wie ein geeigneter Raum oder die Qualität der Speisen.
      Gerne beraten wir Sie bei Bedarf.

      Hier ein paar allgemeine Tipps:

      • Wenn Sie Getränke oder Essen bis an die Tische (also nicht nur ans Buffet) servieren lassen, sollten Sie unbedingt Tabletts mit rutschfester Oberfläche wählen. Sonst kann im Gedränge schnell etwas daneben gehen.

      • Servierwagen bieten bei ebenerdigen Veranstaltung ein Vielfaches an Platz gegenüber Tabletts, machen das „Jonglieren“ zwischen den Gästen überflüssig – und machen sich auch gerne als kleine Bar oder zusätzlicher Buffet-Tisch nützlich.

      • Es gibt auch spülmaschinengeeignete Tabletts.

    • Hinter den Kulissen: Aufbewahren & Zubereiten
      (für die Zubereitung von Heißgetränken: siehe Abschnitt 2)

     

    Neben Töpfen, Pfannen und Küchengeräten gibt es viele unverzichtbare „Helfer“, die Sie brauchen:

     

      • Küchenhelfer: Dosenöffner, Pfannenwender, große Rührlöffel, Sektflaschenverschluss, ggfs. Schöpfkellen, Zangen und Schneebesen

      • SCHARFE Messer und Schneidbretter

      • Vorratsdosen (auch für Reste), Frischhaltefolie, Alu-Folie

      • Servierteile: Tortenmesser und -heber, Salatbesteck, Vorlege-Löffel, ggfs. Gebäckzangen, Sahnelöffel, Aufschnittgabeln

      • Schüsseln und Platten, insbesondere Tortenplatten, Aufschnitt-Platten, Gebäck-Schalen

      • Zuckerdosen (und Zuckerlöffel), Milchkännchen, Brotkörbe, Tisch-Abfallbehälter

      • große Müll-Eimer oder -Sammler, Müllbeutel und –Säcke
        (auch im Gastraum – für Servietten, Einweg-Geschirr oder Abfälle vom Buffet)

      • Spülmaschinenreiniger, Geschirrspülmittel, Handtücher, Spültücher/-bürste

      • Putzmittel, Putztücher, Eimer

      • ggfs. Zapfhahn für Fässer
      • Papier-Küchentüchter, Papiertaschentücher
      • für kleine Notfälle: Schere, Kordel, Klebeband, Pflaster
      • Alles für’s Bad: Papierhandtücher oder Gästehandtücher, Toilettenpapier in ausreichender Menge, ggfs. Gästeseife

      • evtl. zusätzliche Garderobenleisten, Kleiderbügel, Schirmständer oder einen anderen Platz für nasse Regenschirme

      • Gewürze zum Nachwürzen
      • Lebensmittel zum Dekorieren (z. B. Salat, Cherrytomaten, andere Rohkost, Früchte)

    • Das Buffet
      Da große Hotels und Event-Caterer ständig Buffets anbieten, gibt es unzählige Profi-Artikel für das Kühlen, Warmhalten und Präsentieren bei Buffets – von der Austernplatte bis zum Eiswürfelzerkleinerer und von der Kühlvitrine bis zum Chafing Dish. Deshalb ist diesem Thema im Esmeyer-Shop eine ganze Produkt-Kategorie gewidmet. Ein paar Tipps für den kleineren Rahmen möchten wir Ihnen aber doch mitgeben.

      • Denken Sie an Servierlöffel, Schöpfkellen, Tortenheber & Co. in ausreichender Zahl,
        ggfs. auch an Brotmesser und Schneidbretter

      • Stellen Sie Ablagen (z. B. kleine Teller) hin, damit die Gäste die schmutzigen Löffel nicht auf die Tischdecke legen müssen.

      • Stellen Sie bei abgedeckten Speisen ein Schild auf. So bleiben die Speisen länger warm (oder kalt), weil nicht jeder Gast den Deckel lüftet, um zu sehen, was darunter ist.

      • Auch bei Speisen, bei denen der Inhalt nicht sofort erkennbar ist (z. B. Saucen, Mayonnaise-Salate) sind Ihre Gäste für kleine Hinweisschilder dankbar.

      • Servier-Platten mit Kühlakkus (ähnlich denen aus Kühltaschen) darunter halten Aufschnitt, Salat, Brötchen etc. lange frisch und knackig.

      • Stellen Sie immer einen Abfalleimer in Buffet-Nähe auf.

      • Wenn die Gäste sich ihr Geschirr selbst vom Buffet nehmen sollen:
        Denken Sie an Besteckkörbe und Serviettenspender / halter.

      • Neben Schüsseln und Platten sollten Sie auch Krüge bereitstellen, z. B. für Saft oder für Salat-Dressings.

      • Eine große Erleichterung für alle ist es, wenn Ihre Buffet-Tische von beiden Seiten zugänglich sind. So können die Service-Kräfte von der Rückseite aus Nachfüllen und müssen sich nicht durch die Schlange der Gäste drängen.

    • Allgemeine Tipps:

      • Wenn ein Catering-Service die Speisen bringt, müssen Sie nicht nur für das Geschirr selbst sorgen, sondern eventuell auch für die oben genannten Helfer wie Schöpfkellen, Tortenheber etc.

      • Wenn Sie Tische aufwändig eindecken – insbesondere beim Menü mit mehreren Gängen – dürfen Sie ruhig auf das Internet oder einschlägige Bücher zurückgreifen, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Besteckteile, Gläser und Teller am richtigen Platz liegen bzw. stehen. Niemand kann von Ihnen erwarten, dass Sie das wissen, und daher können Sie es beruhigt nachschlagen.

      • Es ist immer wieder erstaunlich, welch große Mengen Abfall bei einer Veranstaltung entstehen. Prüfen Sie daher im Vorfeld, wo man volle Müllbeutel oder –säcke abstellen kann und wann diese nach der Veranstaltung abgeholt werden.

      • Auch schmutziges Geschirr stapelt sich schneller als man denkt und an den seltsamsten Orten. Schaffen Sie daher sowohl für die Gäste im Veranstaltungsraum als auch für das Servicepersonal in der Küche gleich einen vorgegeben Platz dafür, damit alle genügend Bewegungsfreiheit behalten.

      • Bei Abendveranstaltungen wird der eine oder andere sicherlich bitten, ihm ein Taxi zu rufen. Da ist es angenehm, wenn Sie sich schon vorher die Rufnummer eines zuverlässigen, ortsansässigen Anbieters aufgeschrieben haben.



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